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Die BDKJ.cloud – unsere Cloud für Stamm und Bezirk

Der BDKJ Rottenburg-Stuttgart stellt allen Mitgliedsverbänden seine Cloud kostenfrei zur Verfügung – also auch allen DPSG-Stämmen und -Bezirken im Diözesanverband. Ihr könnt dort Dateien ablegen, gemeinsam bearbeiten und teilen, Termine planen, Anmeldungen einsammeln und vieles mehr.

Kurz gesagt: ein sicherer, gemeinsamer Ablageort für alles, was sonst auf privaten Laptops, in WhatsApp-Gruppen oder in irgendwelchen Gratis-Clouds liegt.

Warum die Daten in die Cloud?

1. Alles an einem Ort

  • Wichtige Dateien liegen nicht mehr auf Privatgeräten, sondern zentral.
  • Nichts geht verloren, wenn ein Laptop kaputtgeht oder jemand aus der Leiterrunde ausscheidet.

2. Hoher Datenschutzstandard

  • Sichere Server in Deutschland
  • DSGVO- und KDG-konform
  • Für alle Datenschutzklassen zugelassen – auch Teilnehmerlisten, Gesundheitsbögen oder Kontodaten dürfen dort liegen.

3. Flexibles Arbeiten

  • gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen auf Dokumente
  • von einem mobilen Endgerät (Nextcloud App), Desktop Client oder Laptop

4. Kostenlos – für Stämme, Bezirke und Gruppen entstehen keine Kosten.

Ein Wort zum Thema Backup Im Hintergrund werden zwar Sicherungen erstellt, aber verlasst Euch bitte nicht blind darauf. Eine versehentlich gelöschte oder überschriebene Datei aus einem Backup zurückzuholen ist mit echtem Aufwand verbunden, dauert und geht nicht auf Knopfdruck. Deshalb:

  • Nutzt bei einem Missgeschick zuerst den Papierkorb und die Versionsverwaltung der Cloud – damit könnt ihr die meisten Fälle selbst lösen.
  • Löscht nichts „mal eben“ aus einem Gruppenordner, in dem auch andere arbeiten.
  • Von wirklich wichtigen Dateien (Abrechnungen, Teilnehmerlisten, Verträge) solltet ihr zusätzlich eine eigene Kopie haben. Better safe than sorry.

So bekommst Du Deinen Zugang

Jede Person braucht einen individuellen Zugang. Gemeinsame Logins (z. B. leiterrunde@stamm.de) sind nicht erlaubt. Deshalb muss sich jede und jeder einzeln registrieren. Das dauert etwa fünf Minuten:

1. Registrierung öffnen Gehe auf bdkj.cloud und klicke ganz unten auf der Login-Seite auf „Registrieren“.

2. Daten eingeben Trage Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Wichtig: Bei „Registrierungsstelle“ musst du DPSG auswählen. Ohne diese Auswahl landet deine Anmeldung an der falschen Stelle.

3. Nutzungsbedingungen annehmen Lies die Nutzungsbedingungen und klicke auf „Annehmen“.

4. E-Mail bestätigen – zweimal klicken! Du bekommst eine Bestätigungsmail. Klicke darin auf den grünen Button. Es öffnet sich eine Seite im Browser – dort musst du noch einmal klicken. Erst dann ist deine Registrierung wirklich abgeschickt. Dieser zweite Klick wird oft vergessen.

5. Auf die Freischaltung warten Das Diözesanbüro gleicht jede Anmeldung von Hand mit NaMi ab und schaltet den Zugang dann frei. Das kann bis zu zwei Wochen dauern. Sobald es so weit ist, bekommst du eine E-Mail – ab dann kannst du dich auf bdkj.cloud einloggen.

Keine Mail bekommen? Schau zuerst im Spam-Ordner nach. Wenn nach zwei Wochen immer noch nichts da ist, melde Dich bei Benedikt Schulz: benedikt.schulz@dpsg.info. Die Freischaltung läuft zentral und nicht direkt über den Bezirk.

Wer sieht was? Stamm und Bezirk sind getrennt

Nach dem Login siehst du im Hauptverzeichnis deine persönlichen Dateien und darunter alle Gruppenordner, für die du freigeschaltet bist – zum Beispiel „DPSG Bezirk Neckar“ und „DPSG Stamm Reutlingen NORD“.

Wichtig zu verstehen:

  • Jeder Stamm hat seinen eigenen Ordner. Wer im Stamm Reutlingen NORD ist, sieht den Ordner des Stammes Reutlingen NORD – die Ordner der anderen Stämme im Bezirk aber nicht.
  • Der Bezirk hat einen eigenen Ordner („DPSG Bezirk Neckar“). Wer im Bezirk mitarbeitet, bekommt zusätzlich Zugriff darauf.
  • Du siehst also nur das, wofür du freigeschaltet bist – Stamm und Bezirk sind sauber voneinander getrennt.
  • Innerhalb eines Gruppenordners können Unterordner nochmal enger freigegeben werden, z. B. ein Ordner „Vorstand“, auf den nur der Vorstand Zugriff hat.

Die Symbole an den Ordnern verstehen

Am Symbol vor dem Ordnernamen erkennst du auf einen Blick, wer außer dir noch Zugriff hat:

Symbol Bedeutung
Einfacher Ordner Dein persönlicher Ordner. Nur du siehst ihn.
Ordner mit einer Gruppe Gruppenordner, z. B. „DPSG Stamm Reutlingen Nord“. Alle Mitglieder dieser Gruppe haben Zugriff.
Ordner mit einer Person Jemand hat diesen Ordner gezielt mit dir geteilt.
Ordner mit Kettengliedern Der Ordner ist per Link freigegeben – auch Menschen ohne Cloud-Zugang können ihn öffnen. Hier lohnt ein prüfender Blick, ob die Freigabe noch gebraucht wird.

In der linken Seitenleiste findest du unter „Freigaben“ außerdem eine Übersicht: „Mit dir geteilt“, „Von dir geteilt“ und „Geteilt über einen Link“. Dort siehst du jederzeit, was du gerade nach außen freigegeben hast – und kannst Freigaben mit einem Klick wieder beenden.

Wer darf Ordner verwalten? Alle, die in NaMi als Vorstand eingetragen sind, bekommen automatisch erweiterte Rechte und können innerhalb ihres Gruppenordners Freigaben vergeben. Weitere Personen (z. B. IT-Verantwortliche) können diese Rechte auf Anfrage bekommen – sie haben dann allerdings Zugriff auf alle Daten im Gruppenordner.

Eigener Ordner für eine Gruppe (mehrere Personen) oder ein Event?

Für besondere Gruppen oder Aktionen – Bezirkslager, Arbeitskreis, Projektteam, Jubiläum – können wir einen eigenen Ordner anlegen. Nur die Beteiligten haben dann Zugriff, und die Daten sind nach der Aktion trotzdem noch da.

Schreibt dafür eine Mail an it@dpsg-neckar.de mit:

  • Name der Gruppe oder der Aktion (Ordner-Namen)
  • Wer Zugriff bekommen soll (Namen und E-Mail-Adressen, wie bei der Cloud registriert)
  • Ob der Ordner dauerhaft bleiben oder nach der Aktion archiviert werden soll

Alle Beteiligten müssen vorher persönlich registriert und freigeschaltet sein (siehe oben).

Was ihr mit der Cloud machen könnt

Dateien ablegen und gemeinsam bearbeiten

Das ist die Kernfunktion. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien lassen sich direkt im Browser öffnen und bearbeiten – ohne Download, ohne Programm auf dem eigenen Rechner. Mehrere Leute können gleichzeitig an derselben Datei arbeiten und sehen die Änderungen der anderen live.

Praktisch für: Protokolle in der Leiterrunde direkt gemeinsam schreiben, Materiallisten pflegen, Vorlagen für alle bereithalten. Kein Hin- und Herschicken von „Protokoll_final_v3_neu.docx“ mehr.

Dateien und Ordner teilen

Mit einem Klick auf das Teilen-Symbol kannst du Ordner und Dateien freigeben:

  • intern an andere Cloud-Nutzer:innen oder ganze Gruppen über das Suchfeld
  • extern an Menschen ohne Cloud-Zugang per Link

Beim Teilen per Link legst du fest, ob die Empfänger nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.

Fotos teilen

Der Klassiker: den Foto-Ordner vom Lager für die Eltern freigeben. Über den Link können die Bilder online angeschaut oder als ZIP-Datei heruntergeladen werden.

Bitte beachten: Schützt solche Links mit einem Passwort und setzt ein Ablaufdatum. Und achtet darauf, dass ihr das Einverständnis zum Teilen der Bilder habt.

Kalender

Termine übersichtlich darstellen, Kalender mit anderen teilen (z. B. ein gemeinsamer Leiterrunden-Kalender) oder externe Kalender abonnieren (z. B. Schulferien). Der Cloud-Kalender lässt sich auch mit dem Smartphone synchronisieren.

Formulare

Online-Formulare erstellen und per Link verschicken – zum Beispiel für die Anmeldung zum Sommerlager. Die Antworten landen direkt in einer Tabelle in der Cloud. So habt ihr die Teilnehmerliste griffbereit und auf einem sicheren Server, statt in einem Gratis-Tool mit unklarem Datenschutz.

Umfragen

Schnell abstimmen oder einen Termin finden. Anders als bei bekannten Alternativen gibt es keine Werbung, und eure Mail-Adressen bleiben privat.

Projektplanung („Deck“)

Aufgaben auf Karten schreiben, sortieren, terminieren, kommentieren und Personen zuweisen – ideal für die Lagervorbereitung. Aufgaben mit Datum landen automatisch im Kalender. Die Karten lassen sich auch als Themenspeicher nutzen, etwa um TOPs für die nächste Leiterrunde zu sammeln.

Häufige Fragen

Muss ich etwas installieren? Nein. Es reicht ein Browser. Wer möchte, kann zusätzlich die Nextcloud-App fürs Handy oder den Desktop-Client nutzen.

Was kostet das? Nichts.

Warum darf ich keinen gemeinsamen Zugang für die Leiterrunde anlegen? Die Zugänge sind personalisiert – aus Datenschutzgründen und damit nachvollziehbar bleibt, wer was gemacht hat. Wenn jemand aufhört, wird nur dieser eine Zugang deaktiviert; alle anderen arbeiten normal weiter.

Wie lange dauert die Freischaltung? Bis zu zwei Wochen. Jede Anmeldung wird von Hand mit NaMi abgeglichen. Plant das unbedingt ein, wenn ihr die Cloud für eine konkrete Aktion braucht – registriert euch lieber früher als zu spät.

Ich bin in mehreren Stämmen oder auch im Bezirk aktiv – brauche ich mehrere Zugänge? Nein. Ein Zugang, dem mehrere Gruppenordner zugeordnet werden.

Was passiert mit den Daten, wenn jemand aufhört? Die Dateien im Gruppenordner bleiben erhalten – sie gehören der Gruppe, nicht der Person.

Fragen? Meldet euch

Registrierung und Freischaltung Diözesanbüro: buero@dpsg.info · Tel. 07153-3001-154

Zugang für einen ganzen Stamm beantragen – Zugang kommt nicht an, Login klappt nicht Benedikt Schulz: benedikt.schulz@dpsg.info

Eigene Ordner für Gruppen oder Events im Bezirk Neckar it@dpsg-neckar.de